Simplifier et sécuriser de très gros volumes de données, les partager dans l’entreprise : les enjeux de la transformation numérique sont cruciaux pour les assureurs. Outre un contexte qui challenge leurs capacités de modélisation, ils doivent embarquer leurs équipes dans un processus de transformation sans que cela ne compromette la bonne marche de leurs activités. Peu d’éditeurs peuvent comme Workday finance proposer à l’assurance une solution qui répond à tous ses défis. Alexandre Sillam, responsable innovation chez Finance innovation, Magali Remondini, cofondatrice de Howard Partners, Gerald Nguyen-Tiet, directeur commercial de Workday finance, et Nicolas Canel, directeur commercial de Mercer France, livrent leurs expériences sur la transformation numérique des assureurs.
Alexandre Sillam : Quels sont les enjeux des systèmes d’information de l‘assurance ? Comment doivent-ils évoluer ?
Magali Remondini : L’assurance est confrontée à un contexte économique et géopolitique qui fait évoluer les missions des directions financières. Elles sont d’avantage attendues sur la simulation des scénarios économiques et des options stratégiques que sur leur capacité à réaliser et suivre des plans stratégiques qui deviennent vite caduques. De manière générale, on attend d’un SI Finance qu’il soit capable non seulement d’accompagner les réflexions sur les évolutions de modèle économique mais également leur mise en œuvre. Le dérèglement climatique fait pivoter l’assurance non-vie d’une logique d’indemnisation vers plus de prévention. Le système de pilotage financier devra développer une certaine agilité pour suivre la recomposition de l’écosystème qui en résulte. Dans le domaine de l’assurance vie, l’open finance va probablement se traduire par l’arrivée de nouveaux acteurs sur le marché de l’épargne et de la retraite, à intégrer dans la chaîne de valeur. Face à ces mouvements d’ouverture, et dans le contexte réglementaire européen DORA, le SI Finance devra en outre répondre à des standards de qualité élevés pour atténuer les risques d’intrusion des cybercriminels.
AS : On parle de Workday Finance comme d’un concentrateur de données, De quoi s’agit-il ?
Gerald Nguyen-Tiet : Ce titre est un peu réducteur, car notre solution est à la fois un hub et un interpréteur de données. Elle récupère directement un grand volume de données : transactions, polices d’assurances, prestations, sinistres, placements. Elle sert également d’interpréteur comptable, traduisant ces données brutes en journaux détaillés, synthèses, soldes comptables de grands livres et établissant le reporting statutaire, opérationnel et de gestion. Notre principal élément différenciateur réside dans notre capacité à collecter les données et à les mettre à disposition de toute l’entreprise, tout en conservant la traçabilité des informations. Cela permet une navigation transversale, de la transaction d’origine jusqu’au solde comptable, et vice-versa depuis le solde jusqu’à la transaction. Ainsi, nous offrons une piste d’audit complète et sécurisée, permettant une analyse détaillée avec des données intègres, contrôlables et jamais dupliquées. Cette solution a transformé la manière de travailler de nos clients : ils disposent désormais d’un système de comptabilité générale couvrant également les fournisseurs, les clients, les immobilisations et la trésorerie. En outre, elle intègre également la fonction Performance Management : planification, élaboration et simulation budgétaire, etc.
AS : Est-ce qu’on peut l’implémenter facilement ? Impose-t-il des développements spécifiques préalables ?
GNT : C’est une particularité de Workday Finance : tout le paramétrage des processus métiers se fait par configuration, qu’elle soit simple ou avancée, sans aucun développement spécifique, et ce, sur la même plateforme en cloud public pour tous nos clients. L’implémentation ne part pas d’une page vierge mais repose sur des logiques standard, l’expérience de nos clients et les meilleures pratiques. Nous fournissons également des business process préconfigurés en standard, qui évitent de partir d’une feuille blanche lors de la phase de conception ; cela contribue ainsi à réduire sensiblement les délais d’implémentation.
AS : Justement, combien de temps faut-il pour l’implémenter ? Y a-t-il des bonnes pratiques à suivre ?
Nicolas Canel : Il n’y a pas de réponse unique. Il faut d’abord préciser les domaines fonctionnels à implémenter. Ensuite, s’interroger sur l’état d’esprit des équipes du client : sont-elles prêtes à adopter cette transformation ? Et bien sûr, quelles sont leurs compétences et temps disponibles, sachant que la réponse variera selon leurs reportings mensuels, trimestriels ou semestriels. Un tel projet le mobilisera de six mois à dix-huit mois, selon sa taille, ses activités, ses ressources disponibles. Mercer a une conviction forte : il faut aller vite parce que c’est comme ça qu’on embarque les équipes. Le changement est toujours un petit peu douloureux, c’est mieux quand il ne dure pas trop. Plus vite les changements concrets se produiront, plus vous embarquerez du monde.
MR : Il y a aussi une dimension culturelle, un changement de mindset. Il faut développer une intelligence économique et collective, viser l’efficience pour prendre les bonnes décisions pour le business. La simplification technologique est au service de la transformation de la fonction finance, elle-même au service de l’impact business. Il n’y a pas que les métiers du chiffre qui y participent : on insiste sur le partage de la donnée en cassant les silos, parce qu’on vise les impacts business.
AS : Comment gérez-vous la performance liée à la volumétrie ?
GNT : J’ai travaillé par le passé pour un éditeur américain où le mot « performance » était banni des contrats parce que cela renvoyait la responsabilité au client et à ses choix d’architecture. Avec notre modèle SaaS, c’est tout l’inverse : Workday s’engage contractuellement et en toute transparence sur la performance, même avec de fortes volumétries, pour assurer la satisfaction des utilisateurs métiers et IT. Par exemple, chez l’assureur CNA, nous traitons environ trente millions de lignes par mois pour le calcul des primes non acquises.
AS : Quels retours d’expérience aimeriez-vous partager sur cette implémentation ?
MR : Les bénéfices vont au-delà des métiers du chiffre qui disposent au sein d’un même environnement d’une comptabilité technique, analytique et générale. La piste d’audit est ainsi assurée avec les systèmes amonts et les efforts de réconciliation entre les différentes productions telles que les comptes clients, les comptes de co-assurance et de réassurance, le bilan comptable et le bilan prudentiel sont réduits. La technologie qui sous-tend ces automatisations réduit le coût du support informatique. Bâtie dès l’origine en mode SaaS, Low Code ou No Code, la plate-forme a intégré dès sa conception la cybersécurité dans son ADN. Il y a un cloud public, avec des règles de cloisonnement et de protection des données des clients très strictes. La distribution des rôles pour un client donné permet en outre de mettre en œuvre les règles de séparation des tâches qui viennent renforcer le système de contrôle interne. La plate-forme est très accessible : on y retrouve les codes du commerce électronique ou d’Excel. Il est très facile d’y construire ses rapports une fois qu’on a bien défini tous les rôles. Le coût d’entrée pour les utilisateurs n’est pas très élevé. Ça reste bien évidemment une solution comptable avec toute la rigueur que cela entraîne.
GNT : Workday Finance a transformé l’organisation de Shelter Assurance. Grâce à notre plateforme unique, les données sont partagées de manière entièrement sécurisée, et le processus d’élaboration des rapports de sinistralité est raccourci, au bénéfice des actuaires, du contrôle de gestion et des comptables. Nous cassons les silos et encourageons le dialogue au sein de l’entreprise. Skandia a ainsi réduit de 50% le temps d’élaboration des budgets et simplifié sa technologie. Aujourd’hui, ils travaillent sur un seul ensemble de données unique, sécurisé et partagé, au lieu de dizaines de data cubes et des dizaines de fichier excel. Leurs contrôleurs de gestion ont gagné ainsi 25 % de temps pour des activités plus stratégiques.
Chez CNA, le nombre de leurs systèmes d’information a été réduit de 5 à 1 grâce à la plate-forme Workday. Leurs processus métiers ont bénéficié de l’ajout de 9 nouveaux axes de reporting. Cela a conduit à une réduction de 59 % de leur plan comptable et à une simplification de leurs opérations comptables, en séparant bien la comptabilité de la partie analytique. Le point le plus important pour les dirigeants et les actionnaires reste l’impact sur le business : CNA affirme avoir réduit de 30 % le budget de fonctionnement de son système d’information Finance. Workday a permis également une réduction du temps de clôture, un enjeu majeur pour les directions comptables et financières. Le graal de notre R&D est de réduire le temps de clôture au strict minimum.
NC : On a livré à partir du socle Workday finance une première solution à un assureur et assisteur français de pannes mécaniques aux grandes ambitions internationales. Elle répond à ses enjeux de structuration de ses activités, tout en simplifiant et en sécurisant une architecture aux multiples systèmes. Demain, il aura beaucoup de calculs automatisés grâce à notre interpréteur comptable au lieu de nombreux fichiers Excel. Et une piste d’audit à la granularité très fine pour générer des économies d’échelle, libérer des capacités d’investissement et intégrer vite de nouvelles entités. On est en discussions avancées avec des mutuelles, des assureurs en épargne ou IARD.
AS : Est-ce que Workday va utiliser de l’IA générative ?
GNT : Oui. L’IA est un axe stratégique pour Workday. Nous réinvestissons de 30 à 35 % de nos revenus en R&D et en innovation, avec un recours important à l’intelligence artificielle. La plate-forme propose déjà de nombreux cas d’usage, comme la détection automatique et la remontée, sur de très gros volumes, d’anomalies sur des soldes de comptes débit-crédit déséquilibrés.
